Privacyverklaring
Laatste wijziging: juni 2026
Fectra (“wij”, “ons”) hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie zijn wij?
Fectra is een software-as-a-service (SaaS) platform dat AI-gedreven receptiediensten aanbiedt aan beauty salons, (medische) klinieken en verwante ondernemingen.
- Handelsnaam: Fectra
- KvK-nummer: 74786040
- BTW-nummer: NL001529241B40
- Vestigingsadres: Jan Dautzenbergstraat 5, 6074CV Melick
- E-mailadres: info@fectra.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:
2.1 Gegevens van eindklanten (klanten van onze gebruikers)
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Afspraakgegevens (datum, tijd, dienst)
- Conversatiegeschiedenis (via webchat, WhatsApp of andere kanalen)
- Toestemmingsgegevens en digitale handtekeningen
- IP-adres (webchat; maximaal 24 uur bewaard)
2.2 Gegevens van platformgebruikers (salon- en kliniekeigenaren)
- Naam en e-mailadres
- Bedrijfsgegevens
- Betaalgegevens (verwerkt via Stripe)
- Gebruiksgegevens van het platform
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Afspraken plannen en beheren | Uitvoering overeenkomst |
| AI-gesprekken afhandelen | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigde belangen |
| Digitale toestemmingsformulieren | Wettelijke verplichting / toestemming |
| Beveiliging en fraudepreventie (IP) | Gerechtvaardigde belangen |
| Facturatie en betalingsverwerking | Uitvoering overeenkomst |
| Klantenservice en support | Gerechtvaardigde belangen |
4. AI-verwerking
Sommige gesprekken kunnen geheel of gedeeltelijk worden verwerkt door AI-systemen (waaronder modellen van OpenAI) om afspraken te plannen, vragen te beantwoorden en administratieve processen te ondersteunen. Berichten worden verwerkt om een antwoord te genereren en worden niet structureel gebruikt voor het trainen van AI-modellen, tenzij u hier expliciet toestemming voor geeft.
5. Meta-kanalen en externe berichtenkanalen
Wanneer een gebruiker Facebook Pages, Facebook Messenger, Instagram Business of WhatsApp Business koppelt, verwerkt Fectra via de API's van Meta uitsluitend de gegevens die nodig zijn om het gekozen zakelijke account te koppelen en klantberichten namens die gebruiker te ontvangen en te beantwoorden. Dit kan bestaan uit de naam en identificatie van de gekoppelde pagina of het Instagram-account, het afzenderprofiel, berichtinhoud, bijlagen, tijdstippen en technische berichtidentificaties.
Deze gegevens worden gebruikt voor de door de gebruiker geactiveerde inbox-, klantenservice- en afspraakfuncties. Fectra gebruikt Meta-gegevens niet voor advertentieprofilering en verkoopt deze gegevens niet. Fectra treedt daarbij op als verwerker namens de betreffende onderneming. Ook gelden de voorwaarden en privacyregels van Meta voor het gebruik van deze kanalen.
Een gebruiker kan een Meta-koppeling in Fectra verbreken. Een verzoek tot verwijdering van gegevens kan worden ingediend volgens onze instructies voor gegevensverwijdering of via privacy@fectra.nl.
6. Bewaartermijnen
| Gegevenssoort | Bewaartermijn |
|---|---|
| IP-adres (webchat beveiliging) | Maximaal 24 uur |
| Conversatiegeschiedenis | Zolang noodzakelijk voor de dienstverlening; na beëindiging van de overeenkomst worden gegevens verwijderd conform de exitprocedure (maximaal 30 dagen) |
| Toestemmingsbewijzen | Zolang het consentrecord juridisch relevant is (minimaal 5 jaar) |
| Afspraakgegevens | Zolang nodig voor de dienstverlening, maximaal 7 jaar |
| Betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
7. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:
- OpenAI — voor AI-gespreksverwerking
- Stripe — voor betalingsverwerking
- Meta (Facebook Pages, Messenger, Instagram en WhatsApp Business) — voor accountkoppeling en berichtafhandeling
- Supabase — voor databaseopslag (EU-hosting)
- Resend / e-mailprovider — voor transactionele e-mails
- Vercel — voor hosting van het platform
Met alle sub-verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
Bij activering van voice-functionaliteiten kunnen aanvullende sub-verwerkers worden ingezet. Dit wordt van tevoren gecommuniceerd.
8. Doorgifte buiten de EER
Sommige van onze sub-verwerkers (waaronder OpenAI en Vercel) zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Doorgifte vindt uitsluitend plaats op basis van passende waarborgen (Standard Contractual Clauses of adequaatheidsbesluit).
9. Uw rechten
U heeft de volgende rechten:
- Inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
- Rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering — u kunt verzoeken uw gegevens te wissen, voor zover wettelijke bewaarplichten of andere gerechtvaardigde gronden zich hier niet tegen verzetten
- Bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
- Beperking — u kunt verzoeken de verwerking te beperken
- Overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen
- Klacht — u kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Stuur uw verzoek naar: info@fectra.nl
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangscontrole op rolbasis, en tenant-isolatie op applicatie- en databaseniveau.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via het platform of per e-mail. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document.